Rungsup Marketing
Overlap

คุณสมบัติของพนักงานต้อนรับและงานบริการ

คุณสมบัติของผู้ทำงานต้อนรับ
หากคุณต้องการรับบุคลากรเพื่อให้มาเป็นพนักงานต้อนรับ หรือถ้าหากคุณต้องทำงานในหน้าที่พนักงานต้อนรับ คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับผู้ที่จะทำหน้าที่ได้ดี จำเป็นต้องมีลักษณะดังนี้


1.มีความชอบติดต่อคน
ผู้ทำงานด้านการต้อนรับจะต้องกล้าพบคนซึ่งในทางจิตวิทยาถือว่าเป็นพวกชอบแสดงออก (Extrovert) ซึ่งมีลักษณะตรงกันข้ามกับพวกที่ไม่ชอบแสดงออก (Introvert) แต่ทั้งนี้ต้องแสดงออกอย่างเหมาะสมจึงจะทำงานต้อนรับได้ดี
2.มีสุขภาพดี
สุขภาพเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและมีผลต่อร่างกายเพราะถ้าสุขภาพดี ร่างกายจะแข็งแรง สดใส ผิวพรรณดี โยงไปถึงทำให้อารมณ์ดี เหมาะกับการติดต่อกับผู้อื่นและจะเป็นที่ประทับใจต่อผู้ที่ติดต่อเกี่ยวข้องด้วย ในขณะที่หากสุขภาพไม่ดีหรืออ่อนแอก็จะดูซีดเซียว ผิวพรรณไม่สดใส มีโรคภัยไข้เจ็บเบียดเบียน อารมณ์ไม่ค่อยดี ใคร ๆ ก็ไม่อยากติดต่อใกล้ชิดด้วย จึงยากที่จะทำหน้าที่ต้อนรับได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.มีบุคลิกภาพดี น่าเชื่อถือ ศรัทธา น่าไว้วางใจ
ผู้ทำหน้าที่ต้อนรับ จะต้องมีบุคลิกภาพที่เรียกว่า ภาษากาย เป็นที่ประทับใจเมื่อผู้ใดได้พบปะ ดังนั้น บุคลิกภาพจึงเป็นเสน่ห์ดึงดูด ให้น่าคบหาสมาคม น่าพบปะพูดจาด้วย
4.แต่งกายสะอาดเรียบร้อย
การแต่งกายสะอาดเรียบร้อย เหมาะกับกาลเทศะเป็นสิ่งที่ปรากฏให้เห็นภายนอก เป็นสิ่งประทับใจแรกเห็น ก่อนรู้ถึงอุปนิสัยใด ๆ ผู้ที่พบปะจะมองเห็นการแต่งกายเป็นสิ่งแรก ผู้ที่ทำงานต้อนรับจึงจำเป็นต้องแต่งกายดี ซึ่งมิได้หมายถึงการแต่งกายหรูหรา ราคาแพง หากแต่เป็นการแต่งกายถูกตามกาลเทศะและสะอาดเรียบร้อย
5.มีความกระตือรือร้น ร่าเริง
เพราะไม่ว่าใครก็ชอบคบหาติดต่อกับผู้ซึ่งมีความร่าเริง อารมณ์ดี ท่าทางทะมัดทะแมง กระฉับกระเฉง  ลักษะณะเช่นนี้ย่อมเหมาะกับงานต้อนรับ มากกว่าผู้ที่ดูเฉื่อย เชื่องช้า อืดอาด อย่างแน่นอน
6.กิริยาวาจาสุภาพ นุ่มนวลอ่อนน้อม
สิ่งที่ผู้ติดต่อต้องการ ก็คือ การพูดที่น่าฟัง การใช้คำพูดสุภาพ รู้จักอ่อนน้อม มีสัมมาคารวะ ไม่มีใครชอบคนที่ท่าทางกระโดดกระเดก พูดจาไม่มีกาลเทศะ
7.มีความเข้าใจในธรรมชาติของคน
ผู้ทำงานต้อนรับต้องมีความเข้าใจโลก เข้าใจชีวิต รู้ว่าคนมีทั้งความเหมือนและความแตกต่างกัน จะให้ทุกคนเป็นเหมือนใจเราย่อมเป็นไปไม่ได้ เมื่อเข้าใจในลักษณะธรรมชาติของคนแล้ว เราย่อมวางตัวหรือสามารถปรับตัวได้เหมาะสมกับผู้อื่นและสอดคล้องกับสถานการณ์ ทำให้ได้รับการยอมรับจากผู้อื่นเสมอ
8.เป็นนักฟังที่ดี
ผู้ที่เป็นผู้รับฟังที่ดีย่อมสามารถจับใจความได้ ว่าอีกฝ่ายหนึ่งมีความต้องการอย่างไร มีความรู้สึกอย่างไรจากการสนทนากัน จะได้ปฏิบัติตน/ปฏิบัติงานได้ถูกต้อง เป็นที่น่าพอใจของผู้มาติดต่อ
9.ใจเย็น มีความอดทนอดกลั้นพอที่จะรับฟังคำติหรือการบ่นของคนอื่น โดยไม่แสดงปฏิกิริยาตอบโต้
คนที่ทำงานต้อนรับจำเป็นต้องเป็นผู้มีอารมณ์มั่นคง สามารถควบคุมอารมณ์ได้ในสถานการณ์ต่าง ๆ มีความอดกลั้นไม่แสดงความไม่รู้สึกไม่พอใจออกมาทั้งทางสีหน้าหรือโดยคำพูด จึงต้องรู้จักระงับอารมณ์เมื่อได้รับคำตำหนิซึ่งหน้า
10.ยิ้มแย้มแจ่มใส
ลักษณะยิ้มแย้มแจ่มใสเป็นคุณลักษณะสำคัญของผู้ทำงานต้อนรับ เพราะการยิ้มแย้มเป็นการผูกมิตรและการสร้างความรู้สึกอบอุ่นใจเมื่อแรกพบ ช่วยให้บรรยากาศในการพบกันเป็นความอบอุ่นและมีไมตรีต่อกัน
11.มีมิตรไมตรี
ผู้ทำงานต้อนรับจะต้องสร้างลักษณะเฉพาะตัวในเรื่องการมีความรู้สึกเป็นมิตร เป็นเพื่อน และมีความหวังดีต่อกันแม้ไม่ใช่เพื่อนก็เหมือนเพื่อน เพราะจะทำให้ผู้ที่มาติดต่อมีความรู้สึกที่ดีและไว้วางใจ
12.ทักทายถูกต้องเหมาะสม
ผู้ที่ทำงานต้อนรับจะต้องมีความจำแม่นยำ โดยเฉพาะจำชื่อคนที่เคยมาติดต่อครั้งก่อน ๆ ได้ดี ถ้าจำได้ถูกต้องแม่นยำและมีความแน่ใจ ก็จะสามารถทักชื่อลูกค้าได้เลย เพราะคนแทบทุกคนจะพึงพอใจที่ผู้อื่นจำชื่อตนเองได้อย่างถูกต้อง แสดงว่าเขาเป็นคนสำคัญอีกฝ่ายหนึ่งจึงจดจำเขาได้
แต่ถ้าไม่แน่ใจว่าจะจำได้ถูกต้อง หรือคลับคล้ายคลับคลาก็ไม่ควรเสี่ยงเรียกชื่อ เพราะอาจจะผิดได้ จึงควรใช้คำทักทายที่เป็นกลางว่าท่านหรือคุณจะปลอดภัยกว่า แต่ไม่ควรเรียก พี่ ป้า น้า อา ลุง เป็นทำนองนับญาติกัน เพราะบางคนถือตัวและไม่ชอบให้ใครตีสนิท อาจจะทำให้เสียไมตรีต่อกันได้
13.เอาใจใส่และจริงใจ
การแสดงความเอาใจใส่กับผู้มาติดต่อ เป็นการต้อนรับที่ดีมาก เพราะทุกคนต้องการให้ผู้อื่นสนใจตน จึงรู้สึกว่าตนเป็นคนสำคัญ แต่ต้องเป็นการแสดงความเอาใจใส่อย่างจริงใจ เพราะหากเป็นการเสแสร้างและผู้มาติดต่อจับความจริงได้ก็จะไม่พอใจเสียไมตรีต่อกัน
14.พร้อมตอบคำถาม
ผู้ให้การต้อนรับจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับหน่วยงานในเรื่องทั่วไป รวมทั้งรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการเป็นอย่างดี เพราะจะสามารถตอบคำถามและอธิบายข้อสงสัยต่างของผู้มาติดต่อได้ ทำให้ภาพลักษณ์องค์กรดูดีในความรู้สึกของผู้มาติดต่อ แต่อย่าอวดรู้ไปเสียทุกเรื่อง บางเรื่องอาจจะแนะนำให้ผู้มาติดต่อไปขอข้อมูลเฉพาะจากผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องโดยตรงจะดีกว่า
15.ช่วยแก้ปัญหาเมื่อเกิดขัดข้องด้วยปฏิภาณไหวพริบ
ในปัญหาทั่ว ๆ ไป และไม่ใช่เรื่องที่ร้ายแรง เป็นเพียงข้อขัดข้องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่อยู่ในวิสัยซึ่งผู้ต้อนรับสามารถจัดการให้ได้ ก็ควรดำเนินการโดยไม่ผัดผ่อนหรือโยนเรื่องไปให้ผู้อื่น แต่ทั้งนี้ไม่ควรจะก้าวล่วงไปในการเฉพาะที่เป็นอำนาจหน้าที่ของผู้อื่น เพราะอาจจะดูไม่เหมาะสมก็ได้

แม้ว่างานต้อนรับจะดูไม่ใช่งานยากนัก ไม่ว่าใคร ๆ น่าจะทำได้ แต่ในความเป็นจริงงานในหน้าที่มีความละเอียดอ่อนต่อความรู้สึกของลูกค้า ผู้มาติดต่อ จึงต้องการคนทำงานที่มีลักษณะพิเศษในประการต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้น เพื่อเป็นด่านแรกที่สร้างความพึงพอใจให้กับผู้มาติดต่อ และเป็นภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรอีกด้วย

Translate »